Repensando como e onde a equipe trabalha

A COVID-19 está fazendo com que muitas empresas mudem a forma de trabalhar, e essas mudanças podem ter implicações em relação às obrigações fiscais e previdenciárias.

O aumento da eficiência e um melhor equilíbrio entre a vida pessoal e profissional para as pessoas que trabalham em casa são dois dos poucos aspectos positivos decorrentes da crise do COVID-19. E várias grandes empresas globais já anunciaram grandes mudanças em seus ambientes de trabalho.

No mês passado, a Siemens anunciou que permitirá que seus 140.000 funcionários em todo o mundo “trabalhem de qualquer lugar” onde são mais produtivos permanentemente, incluindo em casa ou em um espaço de trabalho compartilhado – alguns por alguns dias por semana; outros como regra geral. Da mesma forma, o Twitter anunciou uma mudança permanente em sua abordagem para trabalhar em casa.

Embora o aumento da conveniência do funcionário e a redução dos custos de escritório pareçam benefícios óbvios de tal mudança, além do ambiente de trabalho e questões de gestão, existem aspectos fiscais que as empresas devem considerar antes de adotar totalmente o local de trabalho flexível no mundo pós COVID-19.

Criação de estabelecimento permanente (PE)

Durante a pandemia, muitos funcionários transfronteiriços não puderam desempenhar fisicamente as suas funções no país onde trabalham. Por causa dessas circunstâncias excepcionais, eles tiveram que ficar em casa e trabalhar remotamente – geralmente como resultado de diretrizes governamentais.

Isso causou alguma preocupação sobre se o trabalho de casa durante esse tempo criaria um PE para os empregadores no país de origem do funcionário.

Em geral, um PE deve ter um certo grau de permanência e estar à disposição do empregador para que o local em questão seja considerado uma instalação fixa de negócios através da qual a atividade dessa empresa seja total ou parcialmente exercida.

Portanto, embora parte dos negócios de um empregador possa ser realizada no escritório doméstico do empregado, isso não deve implicar automaticamente que esse local está à disposição do empregador simplesmente porque o local é usado pelo empregado.

De acordo com a OCDE: “para um home office ser um PE, ele deve ser usado continuamente para a realização de negócios e a empresa geralmente tem que exigir que o indivíduo use esse local”.

Portanto, uma mudança excepcional e temporária de local onde os funcionários trabalham devido à crise do COVID-19, incluindo trabalho ou celebração de contratos em casa, não deve criar novos PEs para o empregador; esta é uma situação de força maior e não um requisito do empregador.

Em consonância a isso, vários países introduziram regras especiais que atenuam as questões fiscais internas e de residência criadas devido às estadias involuntárias nos países em questão.

PE após COVID-19

No entanto, como algumas sociedades agora tentam voltar aos negócios como de costume, é improvável que a abordagem leniente de força maior seja mantida. Pelo contrário. Se o trabalho de casa for “o novo normal”, a atividade provavelmente terá um grau suficiente de permanência ou continuidade e a empresa poderá então ser vista como tendo acesso direto ou tácito ou até mesmo controle sobre o home office.

Consequentemente, alguns países aplicam a interpretação das regras nacionais e dos tratados de dupla tributação no sentido de que os funcionários que trabalham em casa constituem um PE se o trabalho realizado home office for uma das condições para o emprego (e o trabalho não for apenas de natureza preparatória/auxiliar).

Isso se aplica embora o empregador não pague aluguel pelo escritório, não seja registrado no endereço residencial e não mostre externamente qualquer presença no local. Vale lembrar que apenas alguns dias de trabalho em casa podem ser suficientes, desde que se trate de um evento recorrente e sujeito a acordo prévio.

Em qualquer caso, o risco de criação de uma PE dependerá em grande medida da legislação tributária nacional e o risco terá de ser avaliado caso a caso, incluindo se uma PE pode ser excluída devido à possível natureza preparatória/auxiliar do trabalho executado.

Efeitos do PE do empregador

Dependendo da legislação nacional e do tratado de dupla tributação aplicável, um PE pode implicar:

• Responsabilidades tributárias corporativas no país anfitrião, incluindo obrigações de declaração de impostos;
• Obrigações de preços de transferência em relação ao PE e à controladora com os quais os princípios de preços de transferência e divisões de custo/receita devem ser cuidadosamente preparados;
• Obrigações de conformidade fiscal do empregador semelhantes às obrigações aplicáveis ​​a empresas nacionais no país anfitrião, por exemplo, relatórios de salários, retenção de impostos e/ou obrigações de impostos retidos na fonte.

  Aqui, o empregador pode enfrentar alguns desafios em termos de declaração de salários e retenção na fonte, especialmente se a legislação não tiver previsto a possibilidade de nem todos os salários estarem sujeitos à retenção na fonte em um ou outro país.

  Consequentemente, o empregador deve estar preparado para documentar os padrões de trabalho de seus funcionários e a divisão dos direitos de tributação em uma base contínua.

Esses efeitos colaterais podem ou não implicar o pagamento de impostos adicionais. No entanto, do ponto de vista da conformidade, isso pode gerar muito trabalho administrativo adicional.

Efeitos fiscais do empregado

Independentemente da questão de PE, os funcionários que agora trabalham parcial ou totalmente em casa têm outros aspectos a considerar.

Normalmente, um tratado de dupla tributação implica que o salário ganho durante o trabalho no país do empregador é tributável lá, enquanto o salário ganho fora do país do empregador é tributável exclusivamente no país de origem do empregado. Uma mudança no padrão de trabalho poderia, portanto, ter um impacto significativo também na tributação.

Em algumas situações, pode ter apenas um efeito pequeno no salário líquido após os impostos. No entanto, em situações em que a taxa de imposto do país de origem difere significativamente da taxa de imposto do país do empregador, ou se o tratado de dupla tributação aplicar o método de isenção, a mudança pode implicar mudanças perceptíveis no salário líquido.

Este também pode ser o caso se o trabalhador estiver sujeito a regimes fiscais transfronteiriços especiais.

Portanto, antes de começar com o trabalho permanente em casa, o empregador deve esclarecer as consequências fiscais para o funcionário ou, pelo menos, concordarem sobre quem arca com o risco fiscal associado a tal mudança no padrão de trabalho.

Efeitos da previdência social

A mudança no padrão de trabalho também pode ter um impacto significativo nas contribuições para a previdência social.

Nos termos do Regulamento da UE 883/2004, os trabalhadores que trabalham fora da área da UE estão geralmente sujeitos à cobertura da previdência social no país do empregador. No entanto, se uma parte “significativa” das horas de trabalho (> 25%) for gasta no país de origem, será aplicável a previdência social do país de origem.

Já no Brasil, segundo o Portal Consular, se o brasileiro estiver em um país que tenha firmado o Acordo de Previdência, “o segurado/beneficiário filiado à Previdência Social do país onde reside estará coberto pelo sistema previdenciário daquele país garantindo assim seus direitos – adquiridos ou em fase de aquisição – no outro país, no âmbito do Acordo.”

O brasileiro que reside em país com o qual o Brasil não mantém Acordo de Previdência, “poderá se filiar ao Regime Geral de Previdência Social (RGPS) como segurado facultativo e, desde que cumpridas as condições estabelecidas para cada benefício, poderá fazer jus às aposentadorias por invalidez, por idade e por tempo de contribuição; ao auxílio-doença; e ao salário-maternidade, bem como à pensão por morte e auxílio-reclusão para os seus dependentes.”

Legislação trabalhista e regras sobre o ambiente de trabalho

Além das considerações fiscais e previdenciárias, observe que o trabalho substancial realizado em um home office pode desencadear obrigações em relação à legislação trabalhista nacional, ambiente de trabalho e outras regras aplicáveis ​​a indivíduos empregados no país de origem.

Portanto, dependendo da legislação nacional, o empregador deve esclarecer em cada caso se ele cumpre as regras trabalhistas aplicáveis.

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