O Planejamento De Continuidade De Negócios Ajudará A Mitigar As Perdas Relacionadas à COVID-19

O planejamento de continuidade de negócios ajudará a mitigar as perdas relacionadas à COVID-19

A pandemia de coronavírus (COVID-19) está afetando a vida das pessoas em todo o mundo.

Também está tendo um impacto significativo na economia e nas organizações individuais em todos os lugares – grandes e pequenas.

COVID-19 não pode significar o fim dos negócios. De fato, nunca vimos uma situação como essa. Além disso, como muitas empresas nunca anteciparam o impacto da COVID-19, é fundamental usar a crise como uma oportunidade para construir, hoje, um negócio resiliente para um amanhã mais forte.

Este artigo – baseado no seminário on-line da Baker Tilly – “Atenuando suas perdas com o COVID-19: planejamento e gerenciamento de continuidade de negócios durante a pandemia de coronavírus” – ajudará você a entender as melhores práticas de planejamento de continuidade de negócios e como superar obstáculos, bem como identificar áreas que podem potencialmente mitigar perdas de negócios e auxiliar na determinação do impacto financeiro.

 

Planejamento: Chave de adaptação à resiliência

Se você possui um plano de continuidade de negócios (BCP) robusto ou está desenvolvendo um em movimento, a chave para a resiliência é a mesma: a capacidade de sua organização se adaptar rapidamente e aprender em movimento. Para mitigar perdas financeiras e obter continuidade dos negócios durante a pandemia da COVID-19, comece criando, atualizando ou aderindo ao seu BCP.

Um BCP pode ajudar sua organização a navegar com êxito por interrupções temporárias nos negócios – planejadas ou não, vistas ou imprevistas. O objetivo final? Para proteger a segurança de seus funcionários, mantenha promessas para seus clientes e proteja o futuro de sua empresa contra ameaças comerciais existentes.

Quando ocorre uma pandemia, um BCP forte pode ajudar sua organização:

  • Minimize o impacto na equipe, na cadeia de suprimentos organizacional, na entrega de serviços e na infraestrutura de TI
  • Proteger a reputação da organização
  • Reduzir o impacto financeiro
  • Retorne à nova normalidade mais cedo

Cerca de 80% dos líderes empresariais e executivos que participaram do webinar disseram que já implantaram seu BCP em resposta à COVID-19.

Um BCP eficaz deve abordar todas as considerações práticas relevantes para a organização ou negócio: pessoas, instalações, tecnologia, operações críticas, reputação e impacto geral da interrupção nos negócios. Deve ser um documento de protocolo vivo e respiratório que é atualizado continuamente – incorporando lições aprendidas e crescendo ao lado das necessidades em constante mudança da organização. Ele deve descrever o que fazer, quando e quem cuida.

É importante observar que o planejamento de continuidade de negócios faz parte do processo maior de gerenciamento de continuidade de negócios (BCM).

Para os líderes empresariais que não desenvolveram um BCP ou não sabem por onde começar, a Baker Tilly desenvolveu uma lista de verificação de continuidade de negócios que sua organização pode usar como base para o processo de planejamento.

Se você já possui um BCP, avalie-o em tempo real para apoiar efetivamente os funcionários, obtenha visibilidade da resiliência da cadeia de suprimentos e avalie os efeitos a curto e longo prazo do COVID-19 em sua organização.

Seu BCP existente pode se concentrar em um evento de curta duração ou pré-planejado, e o coronavírus não é nenhum – portanto, pode ser necessário atualizar.

 

Preparando-se e respondendo aos desafios de planejamento de continuidade de negócios

Agora: mantenha a documentação

Para ajudar na determinação do impacto financeiro, é importante manter a documentação. A documentação adequada é fundamental para rastrear custos/perdas durante o período de interrupção, e é muito mais fácil fazer isso porque a interrupção está acontecendo versus após o fato.

 

Agora: estabeleça uma força-tarefa de continuidade de negócios

Se ainda não o fez, estabeleça uma força-tarefa de continuidade de negócios – um grupo designado de líderes que se mantém atualizado sobre o impacto de uma interrupção nos negócios e responsável por tomar decisões críticas para retomar as operações.

 

A força-tarefa de continuidade de negócios deve ser responsável pelo seguinte:

Desenvolver comunicações internas eficazes

  • Enfrente, no nível humano, os desafios que os funcionários enfrentam interna e externamente. Os funcionários devem ouvir a força-tarefa com frequência, entender políticas e sentir que sua segurança é a principal prioridade de sua organização
  • Facilite as mensagens do CEO ou dos principais líderes nas atualizações do COVID-19 para aliviar a ansiedade dos funcionários e manter as pessoas conectadas
  • Orientar a gerência a incentivar, motivar, educar, elevar, apoiar e aumentar o moral dos funcionários
  • Mantenha as linhas de comunicação abertas com clientes, fornecedores, vendedores e funcionários
  • Desenvolver e disseminar mensagens consistentes, claras e frequentes para os funcionários, incluindo chamadas ou prefeituras em toda a empresa, uma “linha de apoio” para funcionários e espaço dedicado em uma intranet ou outro canal de comunicação facilmente acessível para fornecer atualizações para as partes interessadas
  • Tenha um plano e uma estratégia de comunicação prontos em caso de surto de escritório

 

Desenvolver ferramentas e treinamento – para funcionários e clientes

  • Supervisionar políticas e protocolos aprimorados de instalações
  • Implementar distanciamento social
  • Fornecer lista de trabalho / turnos de funções críticas para reduzir a equipe
  • Oferece desinfetante para as mãos, máscaras e outros equipamentos de proteção individual (EPI)
  • Contrate empresas de limpeza para fazer limpeza profunda das instalações regularmente
  • Fechar locais sempre que possível

 

 

Analisar as necessidades de tecnologia

  • Invista e use ferramentas de videoconferência para interações mais íntimas
  • e conexões (em comparação com telefone ou email)
  • Projete e comunique as práticas recomendadas em torno de sistemas de conferência (por exemplo, Zoom), incluindo atualizações para a segurança da conferência
  • Gerenciar riscos relacionados à segurança cibernética e phishing, especialmente considerando uma força de trabalho remota.

 

Avaliar e ajustar funções críticas e a cadeia de suprimentos

  • Entenda o impacto da pandemia nos negócios de seus fornecedores
  • Analise os planos de contingência para fornecer produtos, materiais ou serviços de outros fornecedores ou vendedores
  • Determine quais regiões geográficas são afetadas e concentre sua atenção lá
  • Implementar uma maior supervisão dos principais fornecedores em toda a cadeia de suprimentos, usando os relatórios SOC ou SOC para a cadeia de suprimentos como ferramenta

 

Reimplantar recursos não essenciais para responder às perguntas dos clientes ou atender às necessidades comerciais que podem ser elevadas durante a crise

 

Agora, a seguir: entenda o impacto financeiro e como minimizar os danos financeiros

Existem três áreas de foco principais nas quais um BCP pode ajudar a minimizar e mitigar danos financeiros: receita, custo e recursos.

 

Receita – ser ágil, flexível

  • Mudando sua estratégia de vendas/modificando os canais de vendas (por exemplo, varejo físico adaptando-se para vendas on-line, empresas de serviços profissionais trabalhando remotamente, dinamizando novos produtos)
  • Avaliar se a atividade de geração de receita pode ser adiada para mais tarde, reatribuída ou continuada usando arranjos alternativos
  • Adiando vendas em potencial, para que se tornem um atraso e não uma perda
  • Usando o estoque existente para atender a uma demanda de vendas imediata
  • Revisão dos cronogramas do projeto

 

Custos – avaliando os custos necessários

  • Avaliação e redução de custos desnecessários (prossiga com cuidado para que você possa “acender as luzes rapidamente” e voltar aos negócios)
  • Reconhecendo que os custos operacionais podem aumentar e prever adequadamente – forças de oferta e demanda

 

Recursos

  • Proteger a saúde dos funcionários, especialmente onde operações reduzidas permanecem em vigor
  • Proteger os funcionários-chave para garantir a retenção de conhecimentos e habilidades para recuperação
  • Protegendo sua reputação no mercado – gerencie sua própria mensagem
  • Avaliação de opções de recuperação / assistência financeira (por exemplo, a Lei CARES, programas federais / estaduais, SBA, outras fontes potenciais)

 

Considere a possibilidade de criar uma “conta de perda” no livro-razão geral para registrar e rastrear os custos diretamente associados às perdas da COVID-19. Ao fazer isso, uma empresa pode evitar aumentar esses custos com custos e despesas operacionais normais. Para os custos relacionados à pandemia, mantenha a documentação de suporte para que esteja prontamente disponível quando necessário.

Também é importante reservar um tempo para revisar todos os contratos de arrendamento para determinar se existe uma cláusula de redução e revisar todos os contratos para determinar se eles incluem uma cláusula de força maior. Converse com seus vendedores e fornecedores para aprender e avaliar quaisquer barreiras que possam afetar o desempenho.

 

Agora, a seguir: entendendo o impacto financeiro – receita

A seguir, alguns fatores a serem considerados ao projetar receita/vendas durante o tempo de inatividade ou período de interrupção:

 

  • O negócio é sazonal?
  • A empresa estava passando por um crescimento no momento da interrupção?
  • Houve eventos ou projetos únicos que afetaram as receitas?
  • A receita/vendas pode ser adiada e perdida?
  • A empresa estava operando em plena capacidade no momento do desligamento?
  • O negócio foi estabelecido ou em fase de inicialização?

Lembre-se de que qualquer receita/venda real durante o período de inatividade precisará ser deduzida ao determinar a receita/venda perdida (por exemplo, restaurantes com entrega/entrega on-line versus pessoas no restaurante).

 

Agora, a seguir: entendendo o impacto financeiro – custos e despesas

Entender mal o impacto dos eventos na estrutura de custos pode levar a um mal entendimento do impacto financeiro do evento e, por sua vez, produzir informações imprecisas nas quais basear a tomada de decisões sobre a continuidade dos negócios.

Quaisquer custos e despesas salvos ou evitados precisarão ser deduzidos das vendas/receitas perdidas ao determinar o impacto financeiro e os lucros perdidos. Exemplos incluem: quanto maior o tempo de inatividade ou interrupção, maior probabilidade de custos fixos serem salvos ou evitados.

Além de deduzir os custos reduzidos/evitados na determinação do impacto financeiro, você também deve considerar quaisquer custos adicionais (incrementais) incorridos como resultado do evento. Por exemplo:

  • Custos de folha de pagamento de horas extras para compensar vendas/produção perdidas no período pós-perda
  • Custos de terceirização (acima do normal)
  • Aumento dos custos de entrega/remessa/transporte
  • Custos para transferir vendas/produção para outros locais não afetados

 

Próximo: criar estratégias para a fase de recuperação

Mais da metade dos participantes do webinar disse que já havia iniciado a fase de recuperação da COVID-19: desenvolvendo e executando uma estratégia para voltar às operações normais.

Quando começamos a ver o início da recuperação, as organizações precisam desenvolver um roteiro para acelerar as operações. Isso inclui a tomada de decisões estratégicas sobre quando reabrir as instalações, trazer de volta os funcionários cobertos, delinear a aparência de um “novo normal” e determinar como as interações, viagens ou protocolos podem mudar como resultado.

Permaneça disciplinado, garantindo que haja controle de qualidade adequado para a tomada de decisões. Este não é o momento de cortar muitos cantos que podem levar a problemas de reputação ou outros problemas operacionais. O novo normal pode parecer muito diferente do cenário operacional anterior à COVID-19, e isso significará novos riscos operacionais.

 

Inclua uma reavaliação de sua análise de impacto nos negócios e reavalie a sustentabilidade de funções críticas e da cadeia de suprimentos para determinar onde a organização deve focar sua atenção.

Você também deve estabelecer lições aprendidas e relatórios pós-ação com as principais observações para aprimoramento. Faça perguntas como: como nosso plano de negócios se sustentou? Quais falhas/problemas surgiram? Como podemos melhorar processos futuros? Onde precisamos diversificar os fornecedores? Onde estão os gargalos em nossa cadeia de suprimentos? Podemos aumentar a supervisão dos principais vendedores e fornecedores? Usando as lições aprendidas, você pode atualizar seu BCP de acordo.

Ao revisar seus planos, também é benéfico realizar orientações e exercícios. Isso ajudará a identificar lacunas em seus procedimentos e permitirá que os participantes ativos se familiarizem com suas responsabilidades, bem como o raciocínio por trás das metas e objetivos do plano.

Para obter mais informações sobre este tópico ou para saber como os especialistas da Baker Tilly podem ajudar, entre em contato com nossa equipe.

 

 

Baker Tilly Brasil

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