Oportunidades internacionais: guia oferece melhores práticas para os negócios

Ter negociações em vários locais do mundo não é uma realidade tão distante das maiorias das empresas brasileiras, ainda mais quando o assunto é finanças. Porém, muitas empresas encontram dificuldades na hora de formalizar as propostas e até mesmo relatórios.

Segundo o Internacional Tenders: a guide to best pratices, o gerenciamento eficaz de oportunidades gira em torno de cinco etapas: escopo, planejamento, execução, avaliação e feedback.

Confira as principais etapas:

Etapa 1: escopo

O escopo é o equivalente ao Due Diligence para licitações. O processo de definição de escopo permite que você examine a oportunidade, identifique quais países precisam ser contatados para colaboração, verifique se as habilidades e a experiência necessárias estão disponíveis para efetivar os negócios e determine, por meio do processo se é possível atender à essas condições. Além disso, é preciso que os primeiros passos estejam alinhados. O guia recomenda identificar prazos e informações necessárias, colocar acordos de confidencialidade adequados em vigor, entender os termos de referência da empresa e definir o que o cliente em potencial realmente precisa em sua empresa.

Etapa 2: planejar

A fase de planejamento envolve a consideração de como você vai estruturar e apresentar suas propostas para garantir que você elimine possíveis problemas para o cliente, para sua própria empresa e, em atribuições internacionais, para outras firmas-membro.

Segundo o Guia, para efetivar os processos de planejamento é necessário fornecer comunicações e prazos claros, além de escolher a equipe de licitação demonstrando ao cliente que você personalizou uma equipe com experiência apropriada. Já para atribuições de auditoria, é imprescindível a elaboração de um plano claramente articulado para abordar os riscos já identificados, incluindo: a materialidade a ser aplicada ao planejamento e condução da auditoria; uma explicação sobre como uma área de alto risco, por exemplo, reconhecimento de receita, será auditada; a abordagem para testar e confiar nos controles; a abordagem e o escopo das auditorias de componentes.

Etapa 3: executar

Não subestime o efeito adverso que um documento de proposta mal construído pode ter sobre a percepção que um cliente em potencial tem da sua empresa. Os clientes esperam que seus conselheiros sejam profissionais e bem administrados. Por isso, nesta etapa você precisa fornecer todas as informações que o cliente em potencial solicitou, escolher a evidência mais convincente incluindo um resumo das atividades a serem executadas, use mensagens internacionais apropriadamente, tenha o documento revisado e crie uma boa impressão para o seu cliente. Desta forma, os negócios caminharão positivamente.

Etapa 4: avaliar

Se uma proposta é bem-sucedida ou não, obter feedback do cliente sobre o(s) motivo(s) por trás de sua decisão é importante para ajudar você a entender como poderá aprimorar ainda mais os serviços prestados. Além disso, essa avaliação poderá ser utilizada em futuras licitações.

O guia afirma que a maioria dos clientes e dos clientes em potencial gostam de ter a oportunidade de fornecer feedback. Por isso, é preciso sempre ter um canal bem aberto com os clientes para que eles possam efetivar essa ação, seja on-line, por telefone ou pessoalmente.

Etapa 5: feedback

Outra parte importante é o feedback. Certifique-se de que o resultado de uma licitação, seja ela favorável ou não, chegue a todos os envolvidos. Dessa forma, toda a equipe pode trabalhar para que as atribuições feitas dentro do planejamento sejam aprimoradas para novas oportunidades. Em tarefas internacionais, o Global Office pode ajudar a promover os ganhos de uma rede mais ampla.